Често свързваме оценката на съответствието с нормативните изисквания като нещо, което трябва да направят само фирмите, в които има въведена система за управление на здравето и безопасността при работа.
На пръв поглед това е така – и в новия стандарт ISO 45001:2018 има изискване да се определят законовите изисквания (клауза 6.1.3.) и съответно да се създаде, внедри и поддърба процес за оценяване на съответствието с приложимите законови изисквания. Разбира се, стандартът не се ограничава само до законовите, но включва и „други изисквания“, например договори, споразумения и пр.
Дали, обаче, ако нямаме въведена система, можем да пренебрегнем процеса на оценяване на съответствието с нормативните изисквания?
От една страна, работодателят има задължение да изпълнява всички нормативни изисквания, съответно той трябва да е наясно какво изпълнява и къде има още да се работи.
От друга, нека припомним един текст от Наредба № 5 от 11.05.1999 г. за реда, начина и периодичността на извършване на оценка на риска:
Когато в нормативните актове има изчерпателни разпоредби за осигуряване на защита от ясни и лесно определими опасности, разпоредбите на ал. 1, 2 и 3 могат да не се прилагат. Когато ал. 1, 2 и 3 не се прилагат, трябва да се провери осигурена ли е защита съгласно разпоредбите на нормативните актове от идентифицираните опасности.
Това е чл. 18 на наредбата, а разпоредбите на чл. 1, 2 и 3 са свързани с определяне на елементите на риска – тежест и вероятност за нанасяне на вреда.
Това означава, че при наличие на точни разпоредби в нормативните документи, за да оценим риска е достатъчно да оценим съответствието с нормативните изисквания и не е необходимо да „изчисляваме“ риска.
И това е напълно логично – ако има съответствие с всички нормативни изисквания, това означава и че си минимизирал риска. Ако не изпълняваш всички нормативни изисквания, очевидно рискът не е намален достатъчно и трябва да се предприемат мерки.
От тази гледна точка, след идентифициране на опасностите, предвидим етап от оценката на риска ще бъде оценката на съответствието с нормативните изисквания.
За съжаление този процес дори и във фирми с добри практики и въведени системи за управление на здраве и безопасност при работа много често се пренебрегва.
Какви са основните пропуски?
- Не се идентифицират всички приложими нормативни актове.
- Не се актуализира редовно списъка с приложимите нормативни актове – често липсват нови наредби.
- Приложимите нормативни актове не се разглеждат в дълбочина – това води до сериозни пропуски.
- Счита се, че няма да се погледна с добро око от одиторите, ако има оценено несъответствие – съответно автоматично оценяваме като изпълнено всяко изискване.
- Не се отделя достатъчно време. Трябва да признаем, че това е един трудоемък процес, особено в начална фаза.
Ето какво е необходимо да направим за да имаме реална оценка на съответствието:
#1 Да идентифицираме приложимите за нас нормативни актове
На първо място трябва да сме идентифицирали всички приложими за нашата фирма нормативни актове. Най-често срещаният пропуск от моята практика е именно липсата на цял нормативен акт, а от там и непълна оценка.
В някои случаи в оценката на риска е идентифицирана опасността и оценен риска, но в списъка на приложимите законови изисквания липса съответният нормативен документ. Няма логика, нали?
Как можете да улесните правилното идентифициране?
Пълен списък на законодателството, свързано със здравословни и безопасни условия на труд ще намерите в нашата система ЗБУТ НОРМИ и ПРАКТИКА. Списъците са с напълно безплатен достъп: вижте страницата със списък приложими наредби. От менюто вляво можете да отворите и списъците на закони, правилници, заповеди и др.
Прегледайте внимателно всички описани нормативни актове и отсейте тези, които са приложими за вас. В допълнение на страниците с нормативните актове виждате и кога е последното тяхно изменение. По този начин винаги можете да направите справка дали нещо не се е променило.
Разбира се, абонатите на системата, няма нужда периодично да правят тази справка, защото ние изготвяме анализ при обнародване на промяна и ги уведомяване за необходимите действия.
Промени в нормативните изисквания по ЗБУТ по брой на Държавен вестник
# 2 Да не прескачаме нормативен акт, защото е стар
Дори някой нормативен акт да ни се струва морално остарял (например Наредбата за стаите за лична хигиена на жените и за почивка на бременните жени), това не означава, че не трябва да бъде проверено дали се спазва.
Ако използвам за пример наредбата за стаите за лична хигиена, разбира се, дори да искаме трудно бихме могли да осигурим някои от изискваните хигиенни материали, но можем да погледнем в същността й и да преценим какво можем да направим (или какво сме направили), за да осигурим възможност за по-добра хигиена на жените и по-добри условия за бременните колежки.
#2 Да актуализираме редовно списъка
Обикновено липсват нормативни актове от последната година-две. В тригодишния период все някой одитор в някакъв момент вижда липсата и я посочва :)
Често набързо е добавен новия нормативен документ, но не е отделено време да се премахне стария. Присъствието на нов и стар (отменен) нормативен документ в списъка на приложимите законови изисквания и впоследвтвие дори оценено съответствие е ясен сигнал за формално извършено оценяване на съответствието.
В други случаи, в списъка има колона за вписване на изменение на съответния нормативен документ, но тази колона също не се актуализира. Това дава сигнал, че вероятно тази промяна не е забелязана от работодателя и органа по безопасност и здраве при работа.
Да не забравяме, че промените в нормативните изисквания са едно от условията за преразглеждане на оценката на риска. При всяка промяна ние би трябвало да направим следното:
- да анализираме промяната;
- да преценим дали е необходимо да предприемем някакви действия, за да осигурим съответствие;
- да преценим дали тя оказва влияние върху оценката на риска;
- да преценим какви действия е необходимо да предприемем за преразглеждане на оценката на риска – това могат да бъдат нови измервания, нов преглед на прилаганите мерки за безопасност, търсене на допълнителна информация и пр.
Както казах, за абонатите на ЗБУТ НОРМИ и ПРАКТИКА, тази задача в голямата си част е решена с нашия анализ.
#4 Да не прескачаме нормативно изискване, защото „никой не го е искал до момента“
Има някои точки в нашия списък, които в 99% от случаите са като „гръм от ясно небе“ за клиентите, които са ни поканили да направим оценка на съответствието с нормативните изисквания при тях.
Същото се случва и при други ситуации. За участниците в наши обучения често „вадим“ интересни нормативни изисквания, които на пръв поглед са забравени.
Как реагират колегите? Не са чували за това изискване, никой не е споделял за такова изискване, никой контролиращ или одитиращ не е изисквал доказателства за действия (съответно документация), описани като задължителни в дадения нормативен акт. Повече по този въпрос можете да прочетете в статията „Синдромът „Това ИТ/одиторите не са ми искали…“
Това, че не се е случвало до момента, не означава, че няма да се случи! А и да припомним, че базовата цел на изпълнението на нормативните изисквания не е да избегнем глобите или несъответствията (макар че и това не е за подценяване), а да осигурим достатъчно здравословно и безопасно място.
#5 Да се задълбочим и да отделим достатъчно време
Да, специално обръщам внимание, че ако за първи път се захващате да правите такова нещо, ще трябва внимателно да прегледате всеки един нормативен акт, за да изготвите вашия списък/регистър на нормативните изисквания, а това изисква много време.
Не разчитайте на готови списъци на документи, които описват какво ни трябва за инспекция по труда. Те маркират само основни елементи и често с едно изречения на практика са описани поредица от документи, които трябва да имаме като доказателство за изпълнение на някоя дейност.
Не бъдете повърхностни: описване на заглавието на нормативният документ – оценено положително съответствие. В някои случаи има цитирани един или два члена – оценено съответствие.
Не че това е проблем, ако наистина има съответствие. За съжаление по-често се случва да има оценено съответствие, а да се окаже, че не само има неизпълнение на нормативно изискване, но и никой във фирмата не знае за съществуването му. Дали тогава това твърде общо описание не е проблем?
Планирайте извършването на тази дейност от рано. Подготвянето на добри списъци за оценяване на съответствието може да отнеме дори година, защото това е само малка част от работата на органа по безопасност и здраве при работа.
Веднъж направени тези списъци ще ви бъдат верен другар за в бъдеще – лесна справка, бърза реална оценка на съответствието, лесно планиране на необходимите действия, лесен отчет за това какво правите и какво предстои да правите.
Ако ли пък нямате достатъчно време, можем да ви помогнем ние – нашият екип има актуални и задълбочени познания на нормативната база, а инж. Деяна Илиева има богат опит в извършването на корпоративни и дю дилиджънс одити като изпълнител на Европейска банка за възстановяване и развитие, най-голямата глобална консултантска компания за устойчиво развитие ERM, Arcadis, Ramboll и други. Попитайте ни.
#6 Да не се страхуваме да запишем, че не сме изпълнили някое нормативно изискване
Страшничко изглежда сам да си документираш, че не изпълняваш нещо. Това, че няма да бъде записано като неизпълнение, няма да го прикрие или да намали риска.
Установяването на наличие на несъответствие е първата стъпка то да бъде отстранено. В никакъв случай не се притеснявайте от одитори/инспектори/работодател, че ще имате оценено несъответствие във вашата оценка на съответствието с нормативните изисквания.
Напротив, това е добра основа да се аргументира искането за предприемане на мерки за отстраняването му.
