Ръководство за правилно документиране на инструктажите

В тази статия ще научите какви са нормативните изисквания за документиране на инструктажите, какви са най-чести допусканите грешки и някои добри практики при документиране на инструктажи.

Често допускани грешки при документиране на инструктажи

Нормативни изисквания за документиране на инструктажите

Изискванията за документиране на инструктажите са посочени в Наредба РД-07-2/16.12.2009 г. , като в Приложение 1 на наредбата има образци на три вида книги за инструктаж по безопасност и здраве при работа:

  • книга за начален инструктаж
  • книга за инструктаж на работното място, периодичен и извънреден инструктаж
  • книга за ежедневен инструктаж

Най-общо в наредбата е посочено кой инструктаж къде се документира, което е видно и от наименованията на книгите, а именно:

  • Инструктажите, проведени по реда на наредбата, се документират в Книги за инструктажи съгласно приложение № 1.
  • Инструктажите на лицата по ал. 1, т. 6 се провеждат и документират по ред, установен от работодателя – това са посетителите в производствени звена, за които работодателят определя дали ще се ползва някой от наличните образци или ще има друг формат за документиране.

В тази статия ще се спрем на правилните записи в книгите за инструктаж – образци.

Общи правила за правилно документиране

На първо място книгите образци трябва да съществуват по същия начин в предприятието. Не е забранено да има добавени допълнителни графи или указания, но не може нещо от тях да бъде премахнато.

Не е задължително книгите да бъдат закупени във вида и формата, в който се продават. Възможно е да се поръчат в печатница с повече страници, с по-голям формат, по-високи редове и т.н.

Някои от правилата, които ще упоменем тук са разбираеми, а за други често ни питат „къде го пише“ или „какъв е проблема“, „защо“ и т.н. Ще се опитаме да обясним логиката на всяко правило.

Правило № 1: Пореден номер на инструктажа

Първата колона на всяка книга за инструктаж е „№ по ред“. Това е номер по ред на документирания в тази книга инструктаж.

Когато правите периодичен инструктаж на 10 човека, дори да го извършвате групово, това са десет проведени инструктажа. Съответно всеки отделен инструктаж на отделен работещ си има свой пореден номер.

При следващия периодичен инструктаж продължавате по ред със следващите инструктажи по номер, т.е. без повторение или прекъсване на номерацията.

За да улесним разбирането, нека да направим една аналогия с дневник на заповедите. В този дневник всяка заповед има следващ пореден номер, независимо дали е по същата тема или по нова тема. Не започвате всеки месец или на тримесечие с заповед №1, нали?

Из рубриката „Въпроси и отговори“ на МТСП
Емилия Кръстева:-Здравейте, При попълване на книгите за ежедневен инструктаж в графата N по ред продължава ли се номерацията от предишния ден, или се започва отново от 1,2 и т.н.? Благодаря предварително. Дата на задаване на въпроса:23.7.2013 г. 16:19:21
Уважаема госпожо Кръстева, В книгата за ежедневен инструктаж по Приложение № 1 към чл. 11, ал. 5 от Наредба № РД-07-2 от 16.12.2009 г. за условията и реда за провеждането на периодично обучение и инструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд номерацията в колонка 1 „№ по ред” е последователна, без прекъсване и без повторение, а датата на инструктажа се вписва в колонка № 7 /ДК/

Правило № 2: Пишат се трите имена на инструктирания

В образеца и на трите книги в колона 2 се записват „Име, презиме и фамилия на инструктирания“.

Това означава, че нормативно определения образец задължава пълното изписване на трите имена на инструктирания и не се позволяват съкращения или изписване само на две имена.

Напълно е възможно да има двама човека в един цех с една и също име и фамилия. Инструктираният трябва да бъде еднозначно определен, поради което и е задължително да се спазва изискването за попълване на три имена.

Правило № 3: Пълно изписване на звеното и длъжността

Две от колоните на книгите за инструктаж са озаглавени съответно:

  • „Цех, звено, отдел, участък“
  • „Длъжност, вид работа“

Както и при изписване на имената, отново е необходимо да записваме пълното наименование на звеното или длъжността.

Не е забранено да се изписват абревиатури, ако те еднозначно определят кое е звеното/ длъжността и е прието да се използват в предприятието.

Правило № 4: В антетката не се пише

В две от книгите в описанията в антетката има поставени многоточия и много често те предизвикват инструктиращите да го попълнят. Тези многоточия насочват по какъв начин е необходимо да се запише информацията в съответния ред, а не са предназначени за попълване.

Повече за смисъла на тези указания ще прочетете в специфичните правила за отделните видове инструктажи.

Правило № 5: Без знак за повторение —||—

Когато трябва да напишеш 10 или повече пъти наименованието на едно и също звено или длъжност, предпочиташ за по-бързо да използваш знак за повторение „—||—“ вместо отново и отново да ги изписваш.

В нормативната база няма изрична забрана за това, но в в заглавието на всяка колона изрично е посочено какво трябва да бъде попълнено в съответната клетка. Според някои проверяващи документирането по този начин е знак за формализъм при извършване на инструктажите.

Освен това, приемете книгите за инструктаж като един много ценен документ, който ви защитава от подвеждане поф отговорност по наказателния кодекс.

Ако правите списък на хора, които ви дължат пари, ще се стараете да изписвате всичко и няма да си позволявате знаци, които не се знае как ще бъдат изтълкувани впоследствие.

Правило № 6: За всеки инструктиран – отделен подпис на инструктиращия

Понякога, когато се прави групов инструктаж, инструиктиращият поставя няколко разтегнати подписа по височината на колоната, с които удостоверява провеждането на инструктажа на 10 или повече човека.

Отново припомняме, че инструктажът на всеки работещ е самостоятелен акт и неообходимо той да бъде удостоверени отделно.

Дори да сте направили периодичния инструктаж групово, ако в групата са били 10 човека, то вие документирате 10 броя инструктаж и всеки е сам за себе си. Този начин на документиране отново намеква за формализъм и не е категорично доказателство за провеждане на инструктажа.

Правило № 7: Без празни редове

Понякога, с цел прегледност прескачаме един два реда между стария и следващия инструктаж или започваме на нова страница, като редовете до края на страницата от предишния инструктаж остават празни.

По този начин обаче се дава възможност за дописване на инструктажи впоследствие.

Ако правите списък на хора, на които дължите пари, със сигурност няма да оставите празни редове, така че някой да може да допише още хора, нали?

Можете да започнете на нова страница следващия инструктаж, можете да оставите редове между два поредни инструктажа, но те трябва да бъдат „затворени“, т.е. празните редове да бъдат маркирани с приетия за това знак „Z“ или по друг подходящ начин, така че да не се позволява дописване впоследствие.

Правило № 8 Задължително подпис на инструктирания

Ако няма подпис на инструктирания, това на практика показва, че не е проведен инструктаж. Подписът на инструктирания е писменото доказателство, че той е „получил“ инструктажа.

Правило № 9 Задължително подпис на инструктиращия

Макар това да се приема за „маловажно нарушение“ по смисъла на Кодекса на труда, то на практика липсата на подпис на инструктиращия има две посоки за размисъл:

– не е изпълнено нормативното изискване за документиране на инструктажа;
– веднага навежда на мисълта, че нещо не е наред в провеждането на инструктажа, например книгата е оставена само за полагане на подписи а реално проведен инструктаж няма. Не е логично да отделиш време за инструктаж, пред теб инструктираният да се подпише, а ти да не намериш време да поставиш и своя подпис, за да удостовериш проведения инструктаж.

Правило № 10 Записа в книгата за инструктаж прави …

В този случай по-скоро имаме предвид липсата на правило! Няма конкретно нормативно изискване кой да прави записа в книгата за инструктаж. Единственото задължително е подписите да се полагат собственоръчно.

Препоръчително е във фирмата да се избере един от двата начина или пък микс, т.е.:

  • инструктиращият изписва имената, длъжността и т.н. на инструктираните, а те само се подписват или
  • инструктираните сами изписват имената, длъжностите и пр., а инструктиращият само се подписва или
  • при един вид инструктаж записът се прави от инструктираните, а при друг – от инструктиращия.

Има различни „за“ и „против“ единия или другия начин на записване. Необходимо е да се проучи практиката във фирмата, начина на провеждане на инструктажите, квалификацията и образованието на работещите, за да се вземе решение.

То, разбира се, може да бъде променено, вследствие на практиката. Едно е ясно – решението как да става е само ваше!

 

Пълното ръководство за правилно документиране и специфичните правила за всеки вид инструктаж ще намерите в информационната система

ЗБУТ НОРМИ и ПРАКТИКА

ВИЖТЕ ПОВЕЧЕ

 

8 thoughts on “Ръководство за правилно документиране на инструктажите

  1. Здравейте колеги,
    Имам следното питане: има/няма ли изискване за начина на разпечатване на книгата за инструктажи. Последния ни случай е с двустранно разпечатани листи, та не знам дали тази книга може да ми доведе ядове с ИТ.

    Предварително ви благодаря!

    • Здравейте,
      няма проблем с това дали едностранно или двустранно са листите, но често се изисква тези листи да са комплектовани по начин, който не позволява махане или добавяне на лист – един вид под формата на „книга“, която е единнно цяло.

    • Благодаря за отговора!
      Естествено спазени са всички условия: прономерована, прошнурована, изписана по опис, с печати и пр.

  2. Здравейте, стажантите подлежат ли на инструктаж на работното място? И още едно питане – при направен начален инструктаж, на стажанта необходимо ли е да се издава служебна бележка.
    Благодаря Ви!

    • Здравейте,

      Стажантите подлежат на инструктаж на работното място. Съгласно чл. 12 (3) на Наредба РД-07-2/16.12.2009 г. служебна бележка се издава само на лицата, които постъпват на работа, т.е. няма задължение за издаване на служебна бележка за проведения начален инструктаж на стажантите.

      Ето някои указания от рубриката „Въпроси и отговори“ в официалния сайт на МТСП:

      Въпрос: Ако работодател осигури стаж на (студенти, ученици) и същите по договор нямат право на самостоятелна работа по време на стажа в фирмата. След провеждане на начален инструктаж и инструктаж на работното място, поставя ли се и подпис на ръководителя, разрешил самостоятелна работа (последната графа) в книгата за инструктаж?

      Отговор: Уважаеми господин Иванов, Разпоредбата на чл. 11, ал.1, т. 4-6 от Наредба № РД-07-2, работодателят е длъжен да осигури провеждането на инструктажи по безопасност и здраве при работа на всеки работещ независимо от срока на договора и продължителността на работното време, вкл. и на: лица, приети за обучение или за повишаване на квалификацията; лица, с които се провежда производствена практика, както и на всички други лица, които ще посещават производствени звена на предприятието.
      За конкретния случай, в книгата за инструктаж на работното място следва да се поставят подписите на дъжностното лице, извършило инструктажа и на инструктираните лица.
      В последната графа срещу имената на съответните студенти/ученици, може да се посочи номерът на договора, съгласно който те нямат право на самостоятелна работа, с кратко пояснение. (ВС)

  3. Здравейте,
    Смятам, че освен изброените грешки и коментари може да се обърне внимание и на факта, че
    1. В колони 3, 4 и 6 не е изписано необходимото съдържание, а е поставен символ за повторение;
    2. В колона 9 има подпис, това че не е редно да е така е едно на въпрос, но в случая не е необходимо да има подпис. Подпис на лицето допускащо инструктирания да самостоятелна работа следва да се положи след „инструктаж на работното масто“. Тази книга се документират няколко вида инструктаж и всеки със съответните изисквания.

    Моля колегите и д-р Илиева да споделят повече такива тънкости и добри практики, но не само относно документирането но и за провеждането и практическиото прилагане на нормативните изисквания.

    Благодаря.

    • Здравейте, Росен,

      Благодаря Ви за коментара и допълнението. Абсолютно съм съгласна, че документирането е само част от цялостната организация и провеждане на инструктажите, то е крайната фаза на процес, който е от съществено значение за опазване на живота и здравето на хората около нас.

      Коментираните от Вас пропуски при документиране на инструктажите бяха обсъдени в предишната ни статия 5 грешки при документиране на инструктажи, а именно:
      – използване на знак за повторение;
      – излишен подпис в колоната „разрешил самостоятелна работа“ при провеждане на периодичен инструктаж;
      – един подпис на лицето извършило инструктажа поставен на няколко реда;
      – празни редове, които позволяват дописване;
      – изписване на само две имена на инструктирания (вместо трите).

Вашият коментар

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.