Какви са сроковете за съхранение на документацията по ЗБУТ

Във връзка с моята работа съм била във фирми, в които се пази всичко, независимо с каква давност. В други фирми пък съм била свидетел на липсващи документи, за които има изрични изисквания за продължителност на съхранението.

Независмо в кой от случаите, често срещан проблем е липсата на яснота кои документи могат да бъдат унищожени, кои да бъдат архивирани или пазени „за всеки случай“ и кои да бъдат на разположение,  например за проверки от контролни органи и одитори.

За фирмите, които имат въведена система за управление на здравето и безопасността при работа, необходимостта от определяне на конкретни срокове за съхранение е от още по-съществено значение във връзка с доброто управление на документи и записи.

Поради тази причина в тази статия реших да направя кратък обзор на наличните нормативни изисквания относно продължителността на съхранение на документацията по ЗБУТ

Като цяло няма определени срокове за съхранение на цялостната документация по безопасност и здраве при работа, а откриваме изисквания в няколко различни нормативни акта.

Документация, свързана с обучения и инструктажи

Наредба РД-07-2/16.12.2009 г. – чл. 9. (2) посочва, че документацията, отнасяща се до провеждането на обучение и инструктаж по безопасност и здраве при работа, се съхранява от работодателя за срок не по-малък от 5 години и удостоверява условията по чл. 7 (програма на обучението) и 8 (права за провеждане на обучение).

Тази документация може да включва:

  • заповеди за определяне на видовете обучения и инструктажи, лицата, които ще го провеждат и които подлежат на обучение и инструктаж,
  • програмата за всеки инструктаж и обучение,
  • документи удостоверяващи квалификацията на обучителя и правото на организацията (ако е външна) да извършва обучение,
  • издадените удостоверения, протоколи или други удостоверяващи обучението документи.

В допълнение това могат да бъдат и предоставените учебни материали за целите на обучението, както се изисква от Наредба № 4 от 03.11.1998 г. за обучението на представителите в комитетите и групите по условия на труд в предприятията.

Най-често сред документацията липсват програми за проведените обучения. Задължително изисквайте такива при наемане на външна организация за провеждане на обучението.

В тази статия в  ЗБУТ НОРМИ и ПРАКТИКА ще намерите указания относно организацията на инструктажите и свързаните с нея документи:

Документи, свързани с трудови злополуки

Наредба за установяване, разследване, регистриране и отчитане на трудовите злополуки – в чл. 14, ал. 3 е посочено, че „Осигурителят/предприятието ползвател съхранява декларациите за трудова злополука не по-малко от 5 години считано от датата на регистрацията“.

В тази връзка предишната алинея изисква с писмена заповед да бъде определено лице за поддържане на регистъра на трудовите злополуки и което да съхранява декларациите за трудови злополуки.

Препоръчително е да се съхраняват не само декларациите, но и цялата документация, свързана с разследването на една злополука – свидетелски показания, протокол за разследване, протоколът от разследването проведено от Националния осигурителен институт, разпореждането за приемане или за неприемане на злополуката за трудова.

В тази статия разглеждаме подробно процеса по разследване на трудова злополука и съпътстващите документи:

Здравни досиета

Наредба № 3 от 25 януари 2008 г. за условията и реда за осъществяване дейността на службите по трудова медицина – съгласно чл. 17, ал. 4 „Здравните досиета на работещите се съхраняват 50 години„.

Какво е особеното при тях? Единственият случай, в който тези досиета могат да бъдат съхранявани при работодателя е, ако службата, обслужваща предприятието прекрати дейността си. В този случай досиетата на работещите се предават на работодателя за съхранение до сключването на договор с нова служба.

През периода работодателят няма право на достъп до данните, съдържащи се в съхраняваните от него здравни досиета. При прекратяване дейността на предприятие здравните досиета на работещите се съхраняват от последната служба, обслужвала предприятието.

Здравните досиета на работещите се предават и приемат между службите по трудова медицина на хартиен и електронен носител по служебен път при:

  1. промяна на местоработата на работещия и направено искане от службата, обслужваща съответното предприятие;
  2. прекратяване на договорните отношения между работодателя и службата – на новата служба, която обслужва предприятието.

Списък на лицата, работещи с канцерогени и/или мутагени

Още едно изискване, свързано със срокове на съхранение на документи намираме в Наредба № 10 от 26.09.2003 г. за защита на работещите от рискове, свързани с експозиция на канцерогени и мутагени при работа.

Изискването е свързано със списъка на списък на работещите, при които резултатите от оценката на риска показват риск за здравето и безопасността, свързам с канцерогени и/или мутагени. Да припомним, че работодателят има задължение да изготви такъв списък с конкретно съдържание, описано в наредбата.

Актуализираният списък за предходната година  трябва да се предостави от работодателя ежегодно до 31 март на териториалната дирекция „Инспекция по труда“ и съответната регионална здравна инспекция, на чиято територия се намира предприятието.

Съгласно чл 24, ал. 2 от наредбата индивидуалните здравни досиета на работещите и списъците  се съхраняват 40 години след края на експозицията.

Вашият коментар

Този сайт използва Akismet за намаляване на спама. Научете как се обработват данните ви за коментари.