Комплектоване на лично трудово досие на служител

Началният момент, от който започва комплектоването на индивидуалното трудово досие, е сключването на новия трудов договор. В процеса на създаването на досието част от първоначалните документи се представят от служителя, а другата част се изготвят и включват в него от страна на работодателя.

Документите, които всеки постъпващ на работа представя за целта, може условно да разделим на две групи: задължителни по закон и допълнителни.

Задължителните документи за сключване на трудов договор според Наредба № 4 /11.05.1993 г. на МТСГ са:

лична карта – ползва се само като източник на информация и се връща веднага;
документ за придобито образование, специалност, квалификация, и когато се изискват за длъжността документи за допълнителна квалификация, правоспособност, научно звание, специализация и други. От тези документи в трудовото досие се съхраняват копия, заверени “вярно с оригинала” от служителя, който ги е приел ;
документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудова дейност по трудов договор повече от 3 месеца – оригинал;
свидетелство за съдимост, когато със закон или съдебен акт се изисква удостоверяването на чисто съдебно минало – оригинал. Имайте предвид, че този документ има срок на валидност 6 месеца;
разрешение от инспекцията по труда, когато лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години – оригинал;
трудова книжка или друг документ, удостоверяващ трудов стаж. В много случаи за заемането на длъжността се изисква притежаването на определен стаж.

Представянето им не е предвидено като задължително по Наредба № 4/11.05.1993 г. на МТСГ. Но на основание чл. 348 от Кодекса на труда при постъпването си на работа служителят е длъжен да я представи на работодателя, за да бъде отбелязан моментът на встъпване в длъжност. Практиката ни показа, че в някои случаи предишни работодатели не са приключвали и оформяли трудовите книжки според изискванията на Кодекса на труда и Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж. Нашият съвет е да преглеждате как е оформяна трудовата книжка и при забелязани пропуски или неточности да информирате служителя за тях, за да могат те да бъдат своевременно отстранявани. Този процес е полезен и за двете страни – за вас като работодатели да определите точно прослуженото време, за което заплащате допълнително възнаграждение по Наредбата за допълнителните и други трудови възнаграждения и за служителите – своевременно да отстранят пропуски на предишни работодатели, някои от които с течение на времето преустановяват дейността си.

Когато работникът постъпва за първи път на работа той удостоверява това с декларация и работодателят е длъжен да му издаде трудова книжка. Тъй като според изискванията на Кодекса на труда трудовата книжка се съхранява в служителя, ви препоръчваме в трудовото му досие да съхранявате нейно копие, за да можете във всеки момент да правите справка за предишни местоработи и заемани длъжности от лицето. Служителят има задължение да представя трудовата си книжка на работодателя в посочените от Кодекса на труда и Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж случаи. Неизпълнението на това негово задължение обаче не е скрепено с определена изрична санкция. В случай че служителят не го изпълни, работодателят не разполага със законови възможности да го принуди.

Практиката ни показа, че това движение на трудовата книжка от служител в работодател и обратно може да доведе до ситуация, в която служителят твърди, че е предал трудовата книжка или не я е получил обратно. Ето защо е необходимо в досието на всеки служител да се съхранява документ, който отразява това движение на трудовата книжка – получена от работодателя и предадена обратно на служителя. Всяко събитие се отбелязва по дати и се подписва от двете страни.

Много от служителите изразяват желание трудовите им книжки да бъдат съхранявани при работодателя. Тъй като в закона няма изрична забрана за това, може да се използва следната практика – служители, които желаят работодателят да съхранява трудовите им книжки, декларират това писмено и тази декларация заедно с трудовата книжка се съхранява в трудовото им досие. Това има своите предимства, защото позволява оперативно и своевременно в трудовата книжка да бъдат вписвани всички нови обстоятелства във връзка с трудовоправното отношение.

Когато трудовото правоотношение със служителя бъде прекратено, независимо от основанието за това, сте длъжни да впишете в трудовата книжка всички данни, свързани с прекратяването.

Продължителността на придобития трудов стаж се изписва с цифри и думи. Отбелязва се точно датата на встъпване в длъжност и датата на прекратяване на трудовоправното отношение. Подписва се от главния счетоводител и от работодателя и се подпечатва с печата му. За времето след 31.12.2002 г., ако продължителността на осигурителния стаж на лицата, работещи по трудово правоотношение, е равна на продължителността на трудовия стаж, в трудовата книжка при прекратяване се вписва следният текст: “Осигурителният стаж е равен на зачетения трудов стаж”. Това вписване предполага, че специалистът по управление на персонала, който го прави, трябва добре да познава разпоредбите на Кодекса на труда и Кодекса за социално осигуряване.

При прекратяване на трудовото правоотношение незабавно предайте трудовата книжка на служителя! Нашият съвет е по никакъв повод да не задържате трудовите книжки на напусналите служители. Неполучени от напуснали служители трудови книжки се съхраняват при работодателя в продължение на 50 години, след което се предават на държавен архив по установения ред;

военна книжка или друг документ, удостоверяващ времето на наборна военна служба. В досието се съхраняват копията. Документът е необходим, тъй като според Наредбата за допълнителните и други трудови възнаграждения времето, прекарано в редовна военна служба и в Строителните войски, се признава за продължителна работа, за която се заплаща допълнително месечно възнаграждение в процент към уговореното основно трудово възнаграждение.

Всеки работодател може да изисква допълнителни документи и особено ако това е предвидено или произтича от закон или друг нормативен акт.

Първият документ, с който всеки кандидат заявява своето желание за заемане на определена позиция във фирмата, е т. нар. “заявление за постъпване на работа” или “мотивационно писмо”. Заявлението трябва да има входящ номер и дата на подаване. В трудовото законодателство не са регламентирани като задължителни, но са необходимо условие като лично волеизявление. Освен това ние практикуваме върху заявлението на кандидата работодателят да формулира своето решение за наемането на работа или отказа си. В резолюцията се конкретизират първоначално важни елементи на бъдещия трудов договор (като например дата на постъпване, длъжност, времетраене и основания за сключване на трудовия договор по КТ, основно трудово възнаграждение и други специфични условия).

Заедно с тях от всички, които кандидатстват за работа обикновено се изисква да представят и автобиографична справка.

Добра практика е всеки кандидат за работа във фирмата да попълва и представя т.нар. “формуляр за кандидатстване за работа” с актуална снимка. Във формуляра в удобна за попълване форма се събира допълнителна информация, която не е задължителна по закон или друг нормативен акт, но е необходима в процеса на управлението на персонала. Тази информация лицето дава напълно доброволно и със съзнанието, че представянето є е в негова полза, което удостоверява с подписа си.

Във формуляра може да бъде включена информация относно:

– постоянен и временен адрес и актуален телефон за връзка – при необходимост от контакт в извънработно време;
– завършени учебни заведения преди последната образователна степен;
– допълнителни професионални квалификации и специализации;
– ползвани чужди езици – като посоченото ниво на ползване трябва да може да се удостовери със съответен документ (сертификат) за завършена определена степен;
– мотиви за кандидатстване във фирмата, в случай че не е представено мотивационно писмо;
– информация за семейното положение и членовете на семейството – тя е полезна и във връзка с различни социални придобивки и мероприятия на организацията;
– имена, адреси и телефони на лица, които биха дали препоръки за квалификацията, професионалния опит и качества на кандидата (при положение че не са представени препоръки от предишни работодатели или преподаватели, когато се постъпва за първи път на работа).

В края на формуляра поставете текст, че лицето дава съгласие работодателят като администратор на лични данни да събира, съхранява и обработва негови лични данни и е уведомен, че ще ги използва за нуждите на дейността си и ще ги обработва и съхранява в електронен и писмен вид съгласно Закона за защита на личните данни.

Лични данни по смисъла на този закон е всяка информация за физическото лице, която разкрива неговата физическа, психологическа, умствена, семейна, икономическа, културна или обществена идентичност. Всеки администратор на лични данни има право да ги обработва само когато те са получени законосъобразно; събрани са за определени в закон цели и се използват само за изпълнението им; точни и актуални са и съответстват по обхват на целите, за които се обработват, и се съхраняват по начин, който позволява идентифициране на физическите лица само за период, не по-дълъг от необходимия, съгласно целите, за които се обработват. Администраторът има право да обработва личните данни на физическото лице с негово съгласие, освен с изключенията, предвидени със закон. Съгласието трябва да бъде свободно изразено и да е недвусмислено. Законът предвижда три изключения, при които не се изисква съгласието на физическото лице :

– когато се отнася до лични данни, събрани и обработвани по силата на задължение по закон;
– когато обработването на лични данни се извършва само за нуждите на научни изследвания или на статистиката и данните са анонимни;
– когато са във връзка със защита на живота или здравето на съответното физическо лице или на друго лице, както и когато неговото състояние не му позволява да даде съгласие или съществуват законни пречки за това.

На основание чл. 130, ал. 3 от Кодекса на труда служителят има право да изисква от работодателя характеристика за професионалните си качества и резултатите от трудовата си дейност или препоръка при кандидатстване за работа при друг работодател.

Практиката обаче показва, че в редица случаи най-добрите препоръки получават служители, които са помолени да напуснат фирмата и като компенсация им е обещана препоръка за следващата работа. Едва ли е необходимо да се проверяват всички представени препоръки, дори като се имат предвид някои констатирани от нас случаи на некоректни кандидати за работа. В редица западни фирми е разпространена практиката агенциите, които набират и селектират кандидатите за работа в дадена фирма, да вземат от тях декларация с изричен запис, че са съгласни да бъде търсена и събирана информация за представянето им на предишни местоработи. Чак след това агенциите изпращат писма до посочените от кандидата бивши работодатели със своите въпроси за неговата трудова характеристика, като винаги прилагат копие от декларацията му за съгласие.

Независимо от съмненията, за някои масови длъжности в сферата на услугите, препоръките са удачна форма за предварителната преценка на качествата и достойнствата на кандидата. За други длъжности са достатъчно авторитетни фактите, посочени в автобиографичната справка, свързани със заеманите предишни позиции и с преминаването по йерархичните нива. Предимствата на кандидата са описаните стъпки в кариерата и опитът, придобит във фирми, които са известни и утвърдени в бизнес средите. Затова трудовата автобиография и представените препоръки, освен за целите на селекцията при постъпването във фирмата, могат да бъдат използвани и при планирането на кариерата на служителя.

Когато назначаването на новия служител е резултат от спечелен конкурс или избор за вакантна позиция в звеното по управление на персонала и вече са подадени някои от изброените по-горе документи (като например автобиография, мотивационно писмо, документи за завършена степен на образование, придобита квалификация, препоръки) направо се класират в трудовото досие. В него се съхраняват и другите документи от конкурса, представени от комисията по провеждането му – протокол за избора, резултати от писмени тестове, “психологически профил” след интервю с психолога на фирмата (ако са провеждани).

Следващият момент е попълването на новото трудово досие с документите, изготвени от работодателя. Най-важният от тези документи е индивидуалният трудов договор, сключен между страните и определящ пълната съвкупност от правата и задълженията им в трудовоправното отношение. Съдържанието на трудовия договор може най-общо да разделим на две части – законово и договорно. По силата на Кодекса на труда и подзаконовите му актове в индивидуалния трудов договор могат да се уговарят толкова на брой и с такова съдържание трудови права и задължения, каквито считате, че защитават интересите ви като работодател и по отношение на които успеете да постигнете съгласие с бъдещия служител. Законовата забрана, с която трябва да се съобразявате, е, че тези права и задължения не трябва да противоречат на императивните правни норми. Клаузи, противоречащи на императивните правни норми, са недействителни. Недействителни са и клаузи, с които определяте задължения и дължими обезщетения при тяхното неспазване за времето след прекратяването на трудовото правоотношение.

Кодексът на труда не дава определение на трудовия договор, а само фиксира задължителната му писмена форма и съдържателни елементи. Във връзка с това в практиката се разработват и прилагат различни образци и макети на трудов договор. Някои от характеристиките на трудовоправното отношение задължително трябва да намерят изражение в трудовия договор, дори и да са доразвити и упоменати в други вътрешнонормативни документи на фирмата. Това се налага от факта, че в един договор двете страни трябва писмено да изразят своето съгласие по всички клаузи извън задължително уредените в трудовото законодателство.

В трудовия договор, например може да има клаузи, че служителят се съгласява да носи униформено облекло, да работи на сумирано отчитано сменно работно време, периодично да представя на работодателя си различни декларации, отчети за изпълнението на трудовите цели и задачи, да бъде атестиран и в зависимост от поставената оценка да получава договореното за длъжността трудово възнаграждение, да бъде ротиран по структурните единици в рамките на фирмата съобразно неговата квалификация и др. В същото време работодателят поема задължения към служителя, свързани със създаване условия за повишаване на квалификацията му, договаря се периодичността и начинът на изплащане на трудовото възнаграждение и т.н.

Кодексът на труда дава възможност трудовият договор да бъде сключван за неопределено време или за определен срок. Много е важно да решите какви договори ще сключвате с новопостъпващите служители и точно да запишете основанието от Кодекса на труда за сключването на договора и неговото времетраене. Ако в трудовия договор не е уговорено друго, се счита, че той е сключен за неопределено време. Нашето трудово законодателство не допуска мълчаливо сключване на срочен трудов договор. Когато работата изисква да проверите годността на новия служител да я изпълнява и сключите трудов договор с клауза за изпитване (чл. 70 КТ), не забравяйте да запишете в чия полза сте уговорили този срок за изпитване (това може да бъде всяка от двете страни поотделно или и двете заедно). Когато страните изрично не са установили в чия полза е уговорката за изпитване, законът установява, че тя е в полза и на двете страни.

Трудов договор с клауза за изпитване може да бъде сключен само един път между двете страни-работодател и служител; за една и съща трудова функция; в едно и също предприятие. С измененията и допълненията на Кодекса на труда от 2001 г. беше предвидено, че трудовият договор за неопределено време не може да се превръща в договор за определен срок, освен при изричното желание на служителя, изразено писмено. Ние дори изискваме заявление в този случай от самия служител, че желае тази промяна във връзка с конкретно посочено обстоятелство.

Важно е задълженията на служителите, произтичащи от спазването на вътрешнонормативни документи (като например Етичния кодекс и Стандартите за обслужване на клиенти) трябва да бъдат елемент на трудовия договор. Непрекъснатото хармонизиране на клаузите на трудовия договор с промените в трудовото законодателство и във вътрешнонормативната уредба на фирмата предполагат намаляване на трудовоправните спорове между страните.

С измененията в законодателството от 01.01.2003 г. от работодателя вече се изисква едно активно поведение и след подписването на трудовия договор до момента на заемането на длъжността от служителя. Регистрирането на всеки трудов договор в съответното териториално поделение на НОИ е задължителен момент от процеса на назначаване на нов служител съгласно чл. 62, ал. 4 от Кодекса на труда. Условията и изискванията за извършване на уведомлението са уредени в Наредбата за съдържанието и реда за изпращане на уведомленията към КТ. След получаване на справката за подадени уведомления сте длъжни да връчите на служителя копие от завереното уведомление. Връчването се удостоверява с подпис на служителя върху получената от вас справка за приети уведомления. Копие от подписаната справка ние съхраняваме в досието на всеки служител.

Освен при сключването на нов трудов договор уведомления се подават и когато се изменя длъжността, която е уговорена с трудовия договор, когато се променя срокът на договора и при прекратяване на трудовото правоотношение. В останалите случаи на изменение на трудовото правоотношение не се изпращат уведомления. Сроковете за тяхното подаване са различни при различните ситуации – в тридневен срок от датата на възникването или изменението на трудовото правоотношение и в седемдневен срок от неговото прекратяване.

Оригиналите на справките за приетите уведомления съхраняваме в отделни класьори, подредени по дати. Съветваме ви, ако подавате информацията на дискета или чрез Интернет, към всяка справка да съхранявате и разпечатка на съответния файл. Това се налага от факта, че когато подавате уведомление за прекратяване на трудов договор, името на лицето, чийто договор сте прекратили, не излиза на получената справка от НОИ. Това затруднява правенето на справка при проверка от инспекцията по труда. Всеки работодател е длъжен да съхранява справките и да ги представя на контролните органи при поискване.

Длъжностната характеристика е неразделна част от трудовия договор. Всеки служител писмено декларира, че е запознат с длъжностната си характеристика и е съгласен с нейното съдържание. В случай че постъпващият на работа не е съгласен с тази длъжностна характеристика не се сключва трудов договор с него. След като се запознае с нея и я подпише, служителят е длъжен да изпълнява всяко от посочените в нея трудови задължения, включително и задълженията по нормативни актове, засягащи длъжността му, както и етични норми (взаимоотношенията с клиентите на фирмата например) и то точно във вида, в който те са създадени в длъжностната му характеристика.

В длъжностната характеристика работодателят едностранно определя изискванията по отношение на професионалната квалификация; вида, естеството и съдържанието на трудовите задължения; връзките в трудовия процес; личните способности и умения и т.н. Специалистите отдават голямо значение на трудовоправните аспекти на длъжностната характеристика и нейната роля за управлението на персонала. Наличието на длъжностна характеристика за всяка длъжност е в основата на добрата регламентация на трудовите отношения във фирмата. С основните елементи на длъжностната характеристика ние запознаваме кандидатите за вакантна позиция още на предварителните интервюта.

В законодателството няма ограничения за обема (като брой и вид) длъжностни задължения, които могат да се възложат с длъжностната характеристика. Работодателят трябва да използва пълноценно възможността още при възникването на трудовоправното отношение да определи максимално пълно, точно и подробно характеристиката на длъжността и всички свои изисквания към служителя, който я заема.

Работодателят има право и може да променя многократно длъжностната характеристика по различни производствени и други съображения. Всяка следваща утвърдена от работодателя длъжностна характеристика се довежда до знанието на служителя и той дава съгласие да я изпълнява, като я подписва и отбелязва датата, на която се е запознал с нея. Всички длъжностни характеристики се пазят в досието на служителя.

При разработването на длъжностните характеристики трябва да имате предвид, че всяка длъжност се индивидуализира не със своето наименование, а с вида и естеството на включените в нея трудови задължения. В този смисъл становището дали две длъжности са различни или сходни се прави след сравняване на обема и съдържанието на трудовите задължения и другите изисквания, включени в тяхната характеристика. Това, дали създавате идентични или различни длъжности, има голямо практическо значение при:

– едностранно възлагане на служителя на работа от друго естество или характер – чл. 120 от Кодекса на труда;
– реализиране на възможността и сключване на допълнително споразумение за вътрешно заместване или съвместителство – чл. 259 от Кодекса на труда;
– упражняване правото на подбор при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 328, ал. 1, т. 2 и т.н.

Към всяка длъжностна характеристика може да разработите и работна карта. Работните карти са индивидуален документ и конкретизират задълженията на служителите от една и съща длъжностна позиция. Някои специфични задължения и права се присвояват на служители с една и съща длъжност в зависимост от личната квалификация. При динамичното развитие на фирмата длъжностните характеристики бързо и лесно се актуализират, като се преработва само частта на основните задачи, трудовите операции и функции и свързаните с тях права и отговорности. Именно тези компоненти на длъжностната характеристика са “изнесени” като работна карта към самата нея. Служителят писмено се съгласява с всяка промяна в работната му карта и всички негови работни карти са съхраняват в личното му трудово досие. При анализиране и усъвършенстване на разпределението на работата в дадена структурна единица мениджърите са улеснени от детайлното описание на всички функции и задачи на всеки служител в работните карти.

Практиката ни показа, че понякога се налага при съдебни и други спорове да бъдат изяснявани точно длъжностните задължения на определен служител през различни периоди от неговата трудова кариера и работните карти са много удобни.

В трудовото досие на всеки служител като неразделна част от трудовия договор може да съхранявате и различни декларации, които всеки служител подписва в момента на встъпване в длъжност. Това обикновено са декларации, предвидени по закон или по вътрешните правила на работодателя. Колко и какви декларации ще изисквате да подписват служителите ще решите след внимателна проверка дали има задължителни по закон за дейността на вашата фирма и каква е вътрешнофирмената потребност от конфиденциалност; информационна сигурност, избягване конфликта на интереси и др. Тези декларации се преподписват в предвидените от законовите норми срокове.

С декларация служителят може да декларира, че се е запознал с вътрешните правила на работодателя, касаещи общия трудов ред, пропускателния режим, противопожарната безопасност, инструкциите за безопасност на труда, етичен кодекс, колективен трудов договор и други, които се отнасят за целия персонал. Ако във фирмата има разнородна дейност и отделните структурни звена имат специфични вътрешнонормативни документи, те също се предоставят на служителя и той декларира, че се е запознал с тях. Обръщаме внимание, че освен подписа, датата също е задължителен атрибут на всяка декларация. Това дава възможност при възникнали проблеми да се установи точно кои нормативни документи са били действащи към датата на декларацията.

Източник: kostelbg.net