Как да направим реална оценка на съответствието с нормативните изисквания

Оценката на съответствието с нормативните изисквания често се свързва със системите за управление на здравето и безопасността при работа.

И има основание за това. ISO 45001:2018 изисква организацията да определя приложимите законови и други изисквания и да оценява съответствието с тях.

Но ако нямаме въведена система за управление, означава ли това, че можем да пропуснем тази дейност?

Отговорът е НЕ.

Работодателят има задължение да изпълнява приложимите нормативни изисквания. А за да знаем дали ги изпълняваме, първо трябва да сме установили кои са приложими за нас и какво конкретно изискват.

Има и още една важна връзка – с оценката на риска.

Каква е връзката между оценката на риска и оценката на съответствието

Наредба № 5 от 11.05.1999 г. за реда, начина и периодичността на извършване на оценка на риска предвижда специален подход в случаите, когато нормативните актове съдържат конкретни изисквания за защита от ясно определими опасности.

Съгласно чл. 18, ал. 4:

Когато в нормативните актове има изчерпателни разпоредби за осигуряване на защита от ясни и лесно определими опасности, разпоредбите на ал. 1, 2 и 3 могат да не се прилагат. Когато ал. 1, 2 и 3 не се прилагат, трябва да се провери осигурена ли е защита съгласно разпоредбите на нормативните актове от идентифицираните опасности.

С други думи, в тези случаи не е необходимо непременно да „изчисляваме“ риска чрез тежест и вероятност. Необходимо е да проверим дали конкретните нормативно определени мерки са изпълнени.

И това е напълно логично – ако има съответствие с всички нормативни изисквания, това означава и че си минимизирал риска. Ако не изпълняваш всички нормативни изисквания, очевидно рискът не е намален достатъчно и трябва да се предприемат мерки.

Затова оценката на съответствието не е отделна административна дейност. Тя е важна част от цялостното управление на риска и предвидим етап от оценката на риска.

За съжаление този процес дори и във фирми с добри практики и въведени системи за управление на здраве и безопасност при работа много често се пренебрегва.

Къде най-често се допуска грешка

От практиката ни най-често виждаме няколко проблема:

• не са идентифицирани всички приложими нормативни актове;
• списъкът с нормативните актове не се актуализира;
• нормативните актове се включват в регистъра, но не се разглеждат достатъчно подробно;
• оценява се „съответствие“ без реална проверка дали конкретното изискване е изпълнено;
• пропускат се изисквания, защото досега никой одитор или инспектор не ги е проверявал;
• избягва се записването на несъответствия;
• на процеса не се отделя достатъчно време.

Резултатът е документ, който изглежда добре, но не дава надежден отговор на основния въпрос:

Изпълняваме ли действително нормативните изисквания, които се отнасят за нашата организация?

Ето как да направим оценката по-смислена.

1. Идентифицирайте всички приложими нормативни актове

Първата стъпка е да установите кои нормативни актове се отнасят за вашата организация.

Това звучи очевидно, но именно тук често започват пропуските.

На първо място трябва да сме идентифицирали всички приложими за нашата фирма нормативни актове. Най-често срещаният пропуск от моята практика е именно липсата на цял нормативен акт, а от там и непълна оценка.

Случвало ни се е в оценката на риска да е идентифицирана определена опасност и дори да има оценен риск, а в регистъра на приложимите нормативни изисквания да липсва нормативният акт, който урежда тази опасност. Няма логика, нали?

Не започвайте само от нормативните документи, които вече познавате. Подходете систематично според:

• дейностите в предприятието;
• използваното работно оборудване;
• опасните вещества;
• факторите на работната среда;
• съоръженията с повишена опасност;
• специфичните категории работещи;
• обученията и правоспособностите;
• организацията на работните места и работния процес.

Възможно е просто да не знаете за съществуването на даден нормативен акт. Затова в нормативната база на ZBUT.EU можете да направите справка със систематизираните нормативни актове по ЗБУТ – закони, наредби, постановления, правилници, заповеди и други документи.

👉🏻 Вижте всички наредби по здравословни и безопасни условия на труд

2. Не пропускайте нормативен акт, защото е стар

Възрастта на един нормативен акт не определя дали трябва да го изпълняваме.

Има нормативни документи, чиито текстове звучат остаряло или са създадени при съвсем различни обществени и технологични условия.

Докато нормативният акт е действащ и приложим за организацията обаче, не можем просто да го изключим от оценката, защото ни изглежда „морално остарял“.

Тук е важно да разграничим две неща:

Какво бихме написали днес, ако създавахме нормативното изискване отначало?

и

Какво действително изисква действащата нормативна база?

При оценката на съответствието работим с второто.

Ако дадена разпоредба създава практически затруднения или допуска различни тълкувания, това също трябва да бъде отчетено. Но премълчаването ѝ не решава проблема.

3. Поддържайте списъка актуален

Регистърът на нормативните изисквания не е документ, който създаваме веднъж и след това забравяме.

Нормативните актове се изменят, допълват и отменят. Появяват се нови изисквания. Променят се срокове, процедури и задължения.

Промените в нормативните изисквания са едно от условията за преразглеждане на оценката на риска. Затова не е достатъчно само да добавите нов нормативен акт към списъка или да промените датата на последното изменение.

При всяка промяна трябва да се зададат поне четири въпроса:

• Какво точно е променено?
• Отнася ли се промяната за нашата организация?
• Необходими ли са действия, за да осигурим съответствие?
• Влияе ли промяната върху оценката на риска или върху други наши документи и процедури?

Например може да се наложи:

• промяна на вътрешна процедура;
• актуализиране на инструкция;
• промяна в организацията на обучение;
• ново измерване;
• допълнителна проверка на работното място;
• промяна на използвани документи;
• актуализация на част от оценката на риска.

Самото отбелязване „изменение — ДВ, бр. …“ не е анализ на нормативната промяна.

Как да следите промените, без всеки път да започвате отначало

В ЗБУТ НОРМИ и ПРАКТИКА поддържаме систематизирана нормативна база и публикуваме анализи на промените в изискванията по ЗБУТ.

Целта не е само да знаете, че определена наредба е променена, а да получите отговор на по-практичния въпрос:

„Какво трябва да направя заради тази промяна?“

Вижте повече за ЗБУТ НОРМИ и ПРАКТИКА →

4. Не пропускайте изискване, защото „досега никой не го е искал“

Това е един от най-опасните аргументи при оценката на съответствието: „Имали сме проверки и никой не ни го е искал.“

Напълно разбирамe откъде идва.

Ако години наред през предприятието са минавали инспектори, клиенти и одитори и никой не е поставял даден въпрос, естествено е човек да реши, че вероятно всичко е наред.

Само че това не е надежден критерий.

Всяка проверка има конкретен обхват. Един инспектор или одитор не проверява непременно абсолютно всяко нормативно задължение, което се отнася за организацията.

Липсата на предписание не е доказателство за пълно нормативно съответствие.

При наши одити сме установявали изисквания, за които хората във фирмата чуват за първи път, въпреки че организацията преди това е преминавала през различни проверки.

Точно затова целта на собствената оценка на съответствието не трябва да бъде „Какво вероятно ще поискат при проверка?“

а „Какво сме длъжни да изпълняваме и действително изпълняваме ли го?“

5. Оценявайте конкретните изисквания, а не само нормативния акт

Един от най-слабите подходи е оценка на съответствието от типа Наредба Х — приложима — съответствие: Да.

Какво точно сме проверили?

Наредбата може да съдържа десетки различни задължения, част от които се отнасят за документация, други за обучение, оборудване, проверки, измервания или конкретни технически мерки.

Затова реалната оценка изисква да стигнем достатъчно дълбоко до конкретните приложими разпоредби.

Тук могат да помогнат и готовите чеклистове и практически ръководства в ZBUT.EU, когато трябва да проверите конкретна тема – например оценки на риска, инструктажи, работно оборудване, опасни вещества, ЛПС или организация на дейностите по ЗБУТ.

6. Проверявайте доказателствата, а не само наличието на документ

„Имаме го“ не означава непременно „изпълняваме изискването“.

• Имате инструкция, но актуална ли е?
• Имате протокол, но удостоверява ли точно дейността, която нормативният акт изисква?
• Имате заповед, но изпълнява ли се това, което работодателят е разпоредил с нея?
• Имате оценка на риска, но отговаря ли тя на реалните дейности и условия на труд?
• Имате проведено обучение, но можете ли да докажете по каква програма?

При оценката на съответствието не търсим само документи. Търсим доказателства, че изискването е изпълнено на практика.

Понякога доказателството е документ. Друг път е наблюдение на работното място, техническо състояние на оборудването, измерване, разговор с работещите или комбинация от няколко източника.

7. Отделете достатъчно време

Добрата оценка на съответствието е трудоемка. Особено първата.

Ако започвате от нулата, трябва:

• да идентифицирате нормативните актове;
• да определите кои части от тях са приложими;
• да формулирате конкретните изисквания;
• да проверите как се изпълняват;
• да съберете доказателства;
• да установите пропуските;
• да определите необходимите действия.

Не разчитайте само на готови списъци от типа „Документи, необходими при проверка от Инспекцията по труда“. Такива списъци могат да бъдат полезен ориентир, но обикновено маркират само част от задълженията.

А понякога зад един ред „трябва да има обучение“ стоят цяла поредица от изисквания – кой подлежи на обучение, кой може да го проведе, каква програма е необходима, как се документира, кога се повтаря и какво трябва да се съхранява.

Точно подробностите са мястото, където най-често се крият несъответствията.

Добрата новина е, че най-голямата работа е в началото. След като веднъж изградите качествен регистър и работещ процес за актуализация, следващите оценки стават значително по-лесни.

8. Не се страхувайте да запишете несъответствие

Това често е психологически най-трудната част.

Не изглежда приятно сами да документирате: „Не изпълняваме това изискване.“

Но ако не го напишете, несъответствието няма да изчезне. Нито рискът ще стане по-малък. Нито при евентуална проверка проблемът ще престане да съществува.

Реалната оценка трябва да показва реалното състояние.

Установяването на несъответствие всъщност е началото. След него вече можем да определим:

• какво трябва да бъде направено;
• кой ще го направи;
• в какъв срок;
• какви ресурси са необходими;
• как ще проверим дали мярката е изпълнена и ефективна.

В никакъв случай не се притеснявайте от одитори/инспектори/работодател, че ще имате оценено несъответствиея. Напротив, то дава конкретна основа, когато специалистът по ЗБУТ трябва да аргументира пред ръководството необходимостта от време, бюджет или организационна промяна.

Оценката на съответствието не е документ за показване

Най-голямата грешка е да превърнем оценката в още една папка, която стои на рафта в очакване на одитор или инспектор. Истинската ѝ стойност е друга.

Тя трябва да ни показва:

къде сме сега, какво не изпълняваме и какво трябва да направим следващо.

Когато се използва по този начин, оценката на съответствието става инструмент за планиране на работата по ЗБУТ, а не административно упражнение. И точно тогава започва да върши работата, за която всъщност е нужна.